Lätt att göra rätt med Arbetsgivarguiden från Almega

Hur anställer man på rätt sätt? Vad står det egentligen i just vårt kollektivavtal – och vad innebär det? Och hur ska vi på ett snabbt sätt få fram allt administrativt vi behöver, för att istället kunna ägna mer tid åt vår kärnverksamhet?

Almega är Sveriges ledande organisation för tjänste­företag och den största grupperingen inom Svenskt Näringsliv. På Almega jobbar ett hundratal anställda vilka i sin tur representerar ett sextiotal olika branscher i tjänstesektorn. Medlemmar är ca 11 000 företag som anställer över 550 000 medarbetare. Almegas rådgivare och juridiska experter ger medlems­företagen råd och stöd i alla sorters personalfrågor, från anställning till uppsägning. Almega förhandlar också om cirka 160 olika kollektivavtal varje avtalsperiod. Almega är dessutom en av de stora opinionsbildarna i Sverige med tjänste­företagens behov för ögonen.

Arbetsgivarguiden från Almega var fram till lanseringen av vårt gemensamma projekt i november 2017 främst ett informationsbibliotek. I konceptarbetet med nya Arbetsgivarguiden satte vi ganska tidigt att det vi skulle bygga var en tjänst, där medlemsföretagen inte bara skulle kunna läsa om hur de skulle göra, utan också kunna genomföra många av de uppgifter de ställs inför som arbetsgivare. Frågeställningarna från medlemsföretagen löd bland annat:

Vintern och våren 2016: Skapa ett pekbart/klickbart beslutunderlag i form av en gränssnittsprototyp

Äventyret och Almega bildade ett integrerat team med experter inom

• Arbetsrätt, Almega
• Medlemsservice, Almega
• Tjänstedesign, Äventyret

Tillsammans genomförde vi ett projekt under 3 månader där vi skapade ett stort antal prototyper av olika sorter (pappersprototyper/klickbara wireframes) och detaljeringsgrad för att utforska vad, hur och i vilken ordning Arbetsgivarguiden skulle byggas. I detta skede lät vi de olika tjänsterna i arbetsgivarguiden vara oberoende av varandra för att tillåta oss själva att tänka fritt utan att ha ett begränsade UX/UI-ramverk som skulle passa hela tjänsten. Vi sköt medvetet detta på framtiden för att ramverket i sig skulle bli så minimalt som möjligt. Visionen för Arbetsgivarguiden var nämligen att varje tjänst bara skulle ta den plats, just den tjänsten behövde.

Insikten i hur stor skillnad det är på hur ett kollektivavtal i digitaliserad form behöver se ut och fungera, hur dynamiska formulär behöver vara uppbyggda och hur nischade kalkylatorer behöver fungera visade sig senare vara en nyckel till framgång. Lärdom: Börja aldrig med att rita ramverket om det du ska åstadkomma inte redan är känd materia.

De olika deltjänsternas prototyper skilde sig mycket från varandra i allt från form till funktion. Detta passade bra för de tidiga användartester vi genomförde med företrädare för några av Almegas medlemsföretag, eftersom vi fick testa olika lösningsförslag genom de olika delprototyperna. En annan positiv effekt var att vi fick underlag för en bred palett av redan användartestade UI-komponenter.

Användartester

Under ett par intensiva dagar träffade vi användare i en mängd olika roller och positioner på Almegas medlemsföretag. Resultatet vi fick ut från detta var insamlade reaktioner på funktionalitet och tänkta interaktionsmönster, samt input till prioritetsordning på de olika delarna av Arbetsgivarguiden.

Vår tänkta prioritering fick sig också en rejäl omgång av användarna. Ett exempel var att vi trodde att Steg för steg-guiderna främst skulle attrahera små företag utan egna HR-avdelningar. Men när dessa guider också mötte stort gillande från stora företag (som såg möjligheter att delegera komplexa uppgifter från HR-chef till mellanchefsnivå) åkte denna modul upp i prioritering.

Vår – sommar 2016: Intern förankring, budgetering och upphandling av teknikproduktionspartner

Efter två månaders jobb, 9 olika delprototyper med input från våra användartester var det dags att bygga en helhetsprototyp som bevisade nyttan med Arbetsgivarguidens mest prioriterade tjänster. Vi valde att bygga denna pekbara visualisering i InVision och skapade sedan en visionsvideo. InVision-prototypen och videon användes sedan vid ett stort antal förankringstillfällen med allt från ledningsgruppen på Almega till olika specialistgrupper på Almega för att hela organisationen skulle vara med på tåget inför produktion av Arbetsgivarguiden.

I mitten av maj beslutade Almegas ledningsgrupp att ge klartecken för nästföljande steg i projektet:

• Skapa kravspecifikation för produktion
• Ta fram budget för produktion
• Upphandla teknikproduktionspartner

Almega tog stöd av Äventyret för att skapa ett upphandlingsunderlag och började att bjuda in lämpliga teknikpartners. Dessa skulle bland annat ge svar på vilken teknik som skulle användas för att bygga Arbetsgivarguiden. Efter en månads upphandlingsprocess stod det klart att Prototyp hade valts som teknikpartner. Och där tog den stora sommarsemestern vid.

Höst 2016 till sommar 2017: Den Stora Produktionsperioden

Stärkta efter sol och bad (och i ärlighetens namn en del stugsitteri pga regn) kom vi tillbaka från semestrarna och var redo att dra igång med byggandet. Vi formade ett integrerat team med deltagare från Almega, Äventyret och Prototyp. Prioritering av funktionalitet inom projektet skedde utifrån:

• Användartesternas priolistor
• Trafikdata på dåvarande Arbetsgivarguiden
• Ärendeloggen hos telefonrådgivningen

Det beslutades att följande tjänster i Arbetsgivarguiden skulle byggas till en första release på hösten 2017:

• Kollektivavtal: Samlar allt som reglerar förhållandena mellan företagets arbetsgivarförbund och fackförbunden som dess anställda är anslutna till. Arbetsgivaren ska få direkt tillgång till alla avtalstexter som berör just det egna företaget. Dessutom tillgång till kommentarer och exempel på hur man ska använda sig av avtalen.
• Steg-för-steg-guider: Hjälper arbetsgivaren att göra rätt och ta sig igenom svåra moment i det dagliga arbetet. Om en exempelvis ska anställa någon som kommer från ett land utanför EU. Eller ta över ett företag och ändra inriktning på det. Eller veta hur en ska agera på rätt sätt, när antalet anställda behöver reduceras.
• Mallar: Hjälper arbetsgivaren att fylla i rätt uppgifter när denne ska anställa, avsluta anställning och allt däremellan. Här finns de mallar som behövs för att ge en varning, förbereda en nödvändig uppsägning eller ge olika typer av besked. Istället för att krångla med PDF:er eller papper, så ska mallarna vara byggda så att det är lätt att göra rätt när man fyller i dem direkt på skärmen. Mallen skickas sedan till den som ska fylla i resterande uppgifter.
• A-Ö-avdelning: Arbetsgivaren hittar allt denne behöver veta om arbetsgivarfrågor uppdelat per ämne. Arbetsgivarguiden ska se till att arbetsgivaren får koll på de allmänna regler som gäller för de olika ämnena. En ska också lätt kunna se de undantag / tillägg som regleras av de kollektivavtal som de anställda är anslutna till.
• Medlemsnyheter: Viktiga nyheter som arbetsgivaren behöver, och måste, läsa. Det kan vara allt från generella medlemsnyheter till läsvärda AD-domar och viktiga nyhetsbrevet Arbetsgivarnytt. Nyheterna filtreras utifrån vilka kollektivavtalsområden företaget omfattas av så att en bara ser det som berör just det egna företaget.
• Rådgivning: En avdelning för direktkontakt med Sveriges bästa arbetsrättsjurister (som ju jobbar på Almega), via Arbetsgivarguiden. Utifrån vilken typ av företag man jobbar på listas Almegas medarbetare efter expertis- och kollektivavtalsområde. Arbetsgivaren får tag på rätt person — direkt när man behöver ställa frågor!

Ett administrationsgränssnitt byggt från grunden

Förutom alla de tjänster som medlemmarna får del av i Arbetsgivarguiden, så finns det en annan viktig användargrupp på Arbetsgivarguiden: administratörerna. Och i detta fall är detta inte en liten grupp specialiserade användare utan snarare samtliga som jobbar med rådgivning på Almega: förhandlare, arbetsrättsjurister, kommunikatörer, chefer i olika positioner (med flera). Detta angreppssätt ställde höga krav på användarvänligheten i administrationsgränssnittet för Arbetsgivarguiden. Den nya lösningen skulle göra att Almegas organisation förändrades så att en tjänst som tidigare innehållsadministrerades av ca 10 personer, skulle bli ett dagligt verktyg för ca 100 personer — i helt skilda roller.

Att innehållstyperna Kollektivavtal, Steg för steg-guider och Mallar dessutom hade en så specifik funktionalitet gjorde det tydligt att inget färdigt CMS skulle klara uppgiften. I alla fall inte utan att bryta mot grundupplägget i produkten. Vi identifierade därför att vi förutom att bygga användargränssnitt i världsklass för alla inloggade slutanvändare, också behövde bygga detsamma för Arbetsgivarguidens administratörer och redaktörer.

För att inte låsa fast Almega i en lösning som skulle göra Äventyret/Prototyp svårutbytbara valde vi att jobba i erkänt stora teknikramverk som React (för front-end) och .NET (för back-end). Vi tog oss också extra tid att dokumentera koden väl för att göra Almega mindre beroende av oss.

Sista milen: innehållsarbete och -inmatning

När vi under sommaren 2017 var såpass klara med administrations- och medlemsgränssnitt, att det gick att börja mata in innehåll i Arbetsgivarguiden, startade den sista fasen av vårt jätteprojekt. Innehåll ställer nästan alltid nya krav på funktions- och innehållsdesign. När innehållet väl producerades så tillät vi oss att introducera ändringar i designen. Vi hade naturligtvis utgått från hur befintligt innehåll såg ut och fungerade, men eftersom detta hade konsumerats på papper och/eller i en informationswebbskontext tidigare så blev det en avvägning mellan innehållets och funktionalitetens krav på lösningen.

Vi började med en liten grupp redaktörer som började mata in innehåll medan vi fortfarande kodade upp lösningen. Vi utökade sedan denna grupp till allt fler redaktörer ju närmare vi kom en lanseringsmogen lösning. Detta ställde stora krav på koordinering av både interna resurser på Almega och vårt konsultteam.

Höst 2017: Lansering (äntligen!)

I början av november kunde vi äntligen trycka på knappen och lansera den i grunden helt ombyggda Arbetsgivarguiden. Med ett stort engagemang från Almega, deras medlemmar och oss från Äventyret och Prototyp, hade vi flyttat berg! Ändå har vi bara inlett den transformationsresa som Almega och den svenska tjänstesektorn står inför under de närmaste åren.

Teknisk lösning

Arbetsgivarguiden möjliggörs av ett antal applikationer som arbetar tillsammans för att leverera en flexibel och robust plattform, för både dagens och morgondagens tjänster. Framsidan består av två olika webbappar — en för redaktörer och en för medlemmar — som båda är skrivna i JavaScript-ramverket React. Webbapparna har ingen egen backend utan kommunicerar flitigt med ett centralt REST-API som är skrivet i .NET Core. API:et har en stor mängd egen funktionalitet men kommunicerar också med Svenskt Näringslivs medlemsdatabas/affärssystem Tellus CRM, via dess API Merkurius (som består av ett antal SOAP-webbtjänster). Utöver Arbetsgivarguidens API har medlemsapplikationen också ytterligare integrationer, till exempel bygger funktionen ”Mallar” på Formable som är ett verktyg för att skapa och hantera webbformulär.

Arbetsgivarguiden sköter inloggning via sin egen single sign-on-lösning i form av en inloggningsserver som är skriven i .NET Framework och som bygger på produkten IdentityServer3. Genom sina integrationer möjliggör denna inloggning både med medlemskonto i Tellus och AD-konto hos Almega. Utöver Arbetsgivarguiden används SSO-lösningen också av ett växande antal andra tjänster hos Almega, bland annat almega.se, itot.se, vardforetagarna.se och Almegas webbshop.

Arbetsgivarguiden körs helt i molnet, på Microsofts molnplattform Azure. På Azure är det enkelt att skala upp hårdvaruresurser vid behov och där finns allt som behövs för att drifta en modern webbtjänst – kontinuerliga backuper, övervakning, deploy-hantering, schemalagda jobb med mera.