Så hjälpte vi Qvalia att bygga en världsledande plattform för automatiserade transaktioner

Om du inser att någon snart kommer att skapa en tjänst som gör ditt företags nuvarande affär överflödig, så måste du se till att denna någon är du själv. Det är själva kärnan i varför Qvalia valde att anlita Äventyret som partner för att ta nästa steg i företagets utveckling.

Utmaningen

Qvalia hjälper sina kunder att optimera sina transaktionsflöden. Sedan 1999 har man utvecklat en framgångrik affär som transaktionsspecialister, som konsulter åt kunder i de flesta branscher, och återvinner årligen miljontals kronor åt sina kunder från fel som uppstått i bokföringen. Qvalia har kontor på fem marknader och jobbar med företag på en global marknad.

Även om Qvalias konsultaffär är en framgångssaga är själva grunden till den att det uppstår många fel i traditionell bokföring. Qvalia hade sedan länge insett att detta kommer förändras i och med digitaliseringen av transaktionsflödena som påbörjats på företag och organisationer, och som i enlighet med EU-direktivet om elektronisk fakturering vid offentlig upphandling blir obligatoriskt för alla offentliga verksamheter (i Sverige troligen från november 2019).

I början av 2015 kom Qvalia till Äventyret med en plan att utveckla ett helt nytt affärsområde: molnbaserade transaktionflöden genom en plattform och teknik som på sikt ska ersätta fakturan som entitet (och därmed också e-fakturan). Qvalia och Äventyret enades om att det bästa sättet att åstadkomma detta snabbt, var att genomföra ett antal prototypprojekt i syfte att skapa beslutsunderlag man kan ta på (det vill säga peka eller klicka). Prototyperna skulle resultera i responsiva användargränssnitt (mobilt först) för ett antal tjänster och bevisa bästa funktionalitet och användargränssnitt, samt utgå från Qvalias kommande plattform med centraliserad data samt kopplingar mot externa datakällor genom molnet.

Så här arbetade vi tillsammans

För att få högsta möjliga fart på projektet, skapades ett tvärorganisationellt team (med folk från Äventyret, Qvalia och Äventyrets nära samarbetspartner Prototyp) som flyttade in i ett Boiler Room i Äventyrets studio i centrala Stockholm. Det första prototypprojektet hade deadline på åtta veckor från brief till leverans.

Vi började med en snabb inläsning där Qvalias teammedlemmar — experter på ekonomiska transaktioner, branschregler och existerande system — gick igenom allt nödvändigt med Äventyrets konceptutvecklare och designers. Tillsammans genomförde vi sedan under några dagar benchmarkstudier, teknikspaning och andra aktiviteter i syfte att skaffa en gemensam bild av vilka problem vi skulle lösa först. Efter den första veckan hade samtliga i projektgruppen en gemensam bild av utmaningarna vi stod inför.

Vecka två inleddes med pappersprototypande där vi ritade, vek och tejpade ihop ett antal versioner av hur ramverk, interaktion och funktionalitet skulle hänga ihop. Efter omröstning valde vi att gå vidare med två versioner från papper direkt till kod.

För att inte förlora oss i enbart funktionalitet och tappa de viktiga delar i ett användargränssnitt som handlar om körkänsla sattes en parallell process igång där två medlemmar i projektgruppen fick fokusera på färg, form och typografi, medan övriga i projektteamet arbetade vidare med interaktionsmönster, responsloopar, datavisualisering med mera.

Pappersprototyperna kodades under en vecka upp i Bootstrap och redan två veckor in i projektet hade vi därför klickbara prototyper som kunde användartestas. Detta gav oss insikter som hjälpte oss att välja väg, en av prototyperna visade sig vara betydligt mer användarvänlig, men även från den andra prototypen fanns lärdomar och nyckelfunktionalitet att hämta.

När de två grafiskt ansvariga projektmedlemmarna hade ett antal spår att presentera beslutade projektgruppen snabbt vilket av spåren vi skulle gå vidare på och utifrån detta började arbetet med den slutgiltiga prototypen.

Under de tre kvarvarande veckorna av projektet byggdes och testades lösningar löpande genom interna demo- och prioriteringsmöten var tredje dag. När projektet nådde deadline fanns den prototyp på plats som sedan visades för Qvalias ledning för beslut om transaktionsplattformen skulle utvecklas eller inte.

Från prototyp till produktion

Beslutet gick vår väg och Qvalia beslutade att avsätta resurser för att utveckla transaktionsplattformen på riktigt.

Nu var det dags att dela upp arbetet för olika syften:

1. Ett team fick fokusera på att ta fram produktionsklar kod för att Qvalias teknikteam (förstärkta med utvecklare från Prototyp) skulle kunna bygga grundfunktionalteten i den kommande lösningen, medan ett
2. annat team (bestående av folk från Äventyret, Prototyp och Qvalia) satte igång med nästa prototypprojekt; utökad funktionalitet och det som skulle komma att bli betaldelen av Qvalia Invoices.

Resultatet: Qvalia Invoices

Under våren 2016 lanserades Qvalia Invoices och kunderna — företag i olika storlekar och offentliga verksamheter som kommuner och kommunalt ägda bolag — har strömmat in.

Qvalias nya tjänster tillåter företag att sköta hela sitt transaktionsflöde direkt i mobilen, plattan eller datorn. I grundversionen — som är gratis att använda — handlar det om att via ett lättanvänt gränssnitt skapa, skicka och ta emot fakturor helt elektroniskt. Istället för att skapa fakturorna som PDFer som skickas via e-post, skickas fakturorna via elektroniska faktureringssystem helt i XML och integreras via ett API med företagens egna ekonomisystem. Detta leder till effektivisering men också till att ekonomihanteringen blir felfri. Företag och organisationer som använder Qvalia Invoices kan även skapa och teckna avtal med sina kunder och leverantörer, hålla koll på kreditvärdighet och beteende, sälja fakturor och aktivera sin checkkredit från banken, direkt i gränssnittet. Genom den affärsutveckling som sprungit ur prototypprojekten med Äventyret har Qvalias tjänsteportfölj att breddats och framtidssäkrats.

Äventyret fungerar löpande som Qvalias innovations- och tjänstedesignpartner för vidareutveckling av Qvalia Invoices och kommande relaterade tjänster. Watch this space för fler revolutionerande disruptiva finansiella tjänster som blir frukten av vårt löpande samarbete.

Qvalia Invoices: en detaljstudie

Koncept: En molncentrisk transaktionsplattform som gör fakturan onödig på sikt.

Det övergripande målet med transaktionsplattformen är att avveckla fakturan som entitet, eftersom det finns bättre sätt att hantera ett företags ekonomiska flöden. Istället erbjuder Qvalia Invoices en helhetslösning där en kan skapa offerter, avtal och elektroniska betalningar samt ett arbetsflöde där attestering, godkännande och betalning sker i ett och samma gränssnitt. Plattformen skapar förutsättningar för en effektivisering och omorganisering av kundens ekonomifunktion samt för ökad exakthet i bokföring och momshantering.

Design: form och interaktion som förenklar och förbättrar

Den grafiska form och interaktionsdesign som Äventyret tagit fram för Qvalia Invoices följer på ingångsvärdena om att förenkla och förbättra jämfört med existerande ekonomisystem på marknaden.

Därför har vi skapat en luftig och lättanvänd grafisk form där siffror stöds av interaktiva grafer och informationsgrafik. Äventyret har lagt vikt vid att det — förutom att vara enkelt — ska kännas roligt och inspirerande att använda Qvalia Invoices (något många tjänstedesigners annars glömmer bort). Därför byggde vi exempelvis statistiköversikten som en landskapsbild med pyramider och luftballonger som i detaljerad vy kan fällas ut för en mer detaljerad vy över transaktionerna.

Interaktionsdesignen bygger på en ständig framåtrörelse i användandet av tjänsten. Eftersom Qvalia Invoices ska gå att använda i mobilen, plattan och datorn har vi byggt en responsiv lösning där stort fokus sätts på det specifika steg som användaren befinner sig. För att göra användandet intutivt och enkelt delas exempelvis skapandet av en faktura upp i ett antal logiska steg, där olika lager visas beroende på vad användaren ska mata in för data. Detta ger ett stort fokus på varje deluppgift och risken att missa viktig inmatning av data minimeras.

Prototyper eller produktionsklar kod? Båda behövs!

Äventyret levererar löpande gränssnittsprototyper för utvalda flöden för vidareutvecklingen av Qvalia Invoices. På det sättet fungerar inte prototyperna bara som beslutsunderlag utan också som lättförståeliga och samtidigt avancerade kravspecifikationer. Prototyperna gör det lättare för Qvalias systemutvecklingsteam att bibehålla tempo och kvalitet.

Att avgränsa vad som ska ingå i en gränssnittsprototyp är centralt för kvaliteten på slutresultatet. Äventyret har med vår egen variant av tjänstedesign — som vi kallar innovationsdriven tjänstedesign — insett att det svåraste i vårt jobb är att skapa en helhet utan att göra allt jobb på en gång. Därför väljer vi tillsammans med kunden ut den delen i lösningen, och skapar en prototyp som bara visualiserar lösningen för det mest utmanande problemet.

Men vi stannar inte där. När våra kunder behöver det levererar Äventyret produktionssäker, responsiv gränssnittskod som kundens teknikteam vidareutvecklar plattformen utifrån. I samarbetet med Qvalia delar vi på ansvaret för den kod som ska sättas i produktion, genom att gränssnittsteamet består av utvecklare både från Äventyret och Qvalia som arbetar mot samma kodbas med Git som versionshantering.

Användningstester

Vi har testat tjänsten kvantitativt genom trafikdatanalys, men också kvalitativt genom skuggning, fokusgrupper och användarintervjuer. Resultatet av testerna leder löpande till modifiering av de färdiga lösningarna.

Teknisk lösning

Tekniskt består Qvalia invoices består av två delar:

1. Den ena är en applikation där användarna hanterar sina transaktioner, som är skriven i Node med Angular som framsida.
2. Den andra delen är en service bus som interagerar med transaktionssystemet och klienternas affärssystem, skriven i Java. Hosting sker på Amazon AWS med EB (autoskalning).

Val av teknik och utveckling av samtliga delar i lösningen har gjorts av Qvalia i samarbete med Prototyp och Äventyret.