Äventyret

Lätt att göra rätt med Arbetsgivarguiden från Almega

För en ökad medlemsnytta, effektivare samordning av medlemsservice samt färre icke-komplexa ärenden till telefonrådgivningen, inledde Äventyret under våren 2016 arbetet med Almegas rådgivningstjänst Arbetsgivarguiden. Här är berättelsen om projektet som ledde till lanseringen av en juridisk rådgivningstjänst för arbetsgivare.

Hur anställer man på rätt sätt? Vad står det egentligen i just vårt kollektivavtal – och vad innebär det? Och hur ska vi på ett snabbt sätt få fram allt administrativt vi behöver, för att istället kunna ägna mer tid åt vår kärnverksamhet?

Almega är Sveriges ledande organisation för tjänste­företag och den största grupperingen inom Svenskt Näringsliv. På Almega jobbar ett hundratal anställda vilka i sin tur representerar ett sextiotal olika branscher i tjänstesektorn. Medlemmar är ca 11 000 företag som anställer över 550 000 medarbetare. Almegas rådgivare och juridiska experter ger medlems­företagen råd och stöd i alla sorters personalfrågor, från anställning till uppsägning. Almega förhandlar också om cirka 160 olika kollektivavtal varje avtalsperiod. Almega är dessutom en av de stora opinionsbildarna i Sverige med tjänste­företagens behov för ögonen.

Arbetsgivarguiden från Almega var fram till lanseringen av vårt gemensamma projekt i november 2017 främst ett informationsbibliotek. I konceptarbetet med nya Arbetsgivarguiden satte vi ganska tidigt att det vi skulle bygga var en tjänst, där medlemsföretagen inte bara skulle kunna läsa om hur de skulle göra, utan också kunna genomföra många av de uppgifter de ställs inför som arbetsgivare. Frågeställningarna från medlemsföretagen löd bland annat:

Att arbeta med Äventyret har i grunden förändrat vår syn på hur ett projekt ska genomföras för att bli lyckat. I projektet med Arbetsgivarguiden har Almega varit delaktiga i arbetet tillsammans med Äventyret, i varje steg från strategi till lansering, på ett sätt som jag inte upplevt förut med någon annan byrå. Det prototypbaserade arbetssättet passar verkligen vår organisation eftersom det vi valt att digitalisera är en del av vår kärnverksamhet

Anette Jansson — projektledare Digital verksamhetsutveckling, Almega

Vintern och våren 2016: Skapa ett pekbart/klickbart beslutunderlag i form av en gränssnittsprototyp

Äventyret och Almega bildade ett integrerat team med experter inom

  • Arbetsrätt, Almega
  • Medlemsservice, Almega
  • Tjänstedesign, Äventyret

Tillsammans genomförde vi ett projekt under 3 månader där vi skapade ett stort antal prototyper av olika sorter (pappersprototyper/klickbara wireframes) och detaljeringsgrad för att utforska vad, hur och i vilken ordning Arbetsgivarguiden skulle byggas. I detta skede lät vi de olika tjänsterna i arbetsgivarguiden vara oberoende av varandra för att tillåta oss själva att tänka fritt utan att ha ett begränsade UX/UI-ramverk som skulle passa hela tjänsten. Vi sköt medvetet detta på framtiden för att ramverket i sig skulle bli så minimalt som möjligt. Visionen för Arbetsgivarguiden var nämligen att varje tjänst bara skulle ta den plats, just den tjänsten behövde.

Insikten i hur stor skillnad det är på hur ett kollektivavtal i digitaliserad form behöver se ut och fungera, hur dynamiska formulär behöver vara uppbyggda och hur nischade kalkylatorer behöver fungera visade sig senare vara en nyckel till framgång. Lärdom: Börja aldrig med att rita ramverket om det du ska åstadkomma inte redan är känd materia.

De olika deltjänsternas prototyper skilde sig mycket från varandra i allt från form till funktion. Detta passade bra för de tidiga användartester vi genomförde med företrädare för några av Almegas medlemsföretag, eftersom vi fick testa olika lösningsförslag genom de olika delprototyperna. En annan positiv effekt var att vi fick underlag för en bred palett av redan användartestade UI-komponenter.

Användartester

Under ett par intensiva dagar träffade vi användare i en mängd olika roller och positioner på Almegas medlemsföretag. Resultatet vi fick ut från detta var insamlade reaktioner på funktionalitet och tänkta interaktionsmönster, samt input till prioritetsordning på de olika delarna av Arbetsgivarguiden.

Vår tänkta prioritering fick sig också en rejäl omgång av användarna. Ett exempel var att vi trodde att Steg för steg-guiderna främst skulle attrahera små företag utan egna HR-avdelningar. Men när dessa guider också mötte stort gillande från stora företag (som såg möjligheter att delegera komplexa uppgifter från HR-chef till mellanchefsnivå) åkte denna modul upp i prioritering.

Vår – sommar 2016: Intern förankring, budgetering och upphandling av teknikproduktionspartner

Efter två månaders jobb, 9 olika delprototyper med input från våra användartester var det dags att bygga en helhetsprototyp som bevisade nyttan med Arbetsgivarguidens mest prioriterade tjänster. Vi valde att bygga denna pekbara visualisering i InVision och skapade sedan en visionsvideo. InVision-prototypen och videon användes sedan vid ett stort antal förankringstillfällen med allt från ledningsgruppen på Almega till olika specialistgrupper på Almega för att hela organisationen skulle vara med på tåget inför produktion av Arbetsgivarguiden.

mockup
Efter inloggning möts användaren av en startvy där de verktyg som finns i Arbetsgivarguiden listas. Användaren kan själv anpassa vyn.
kollektivavtal-ver2
I tjänsten Kollektivavtal kan medlemsföretaget bland annat se samtliga kollektivavtal som det är anslutet till.
arbetsgivarguiden_prototyp_2
Frågor om (för användaren) svårtydda delar av kollektivavtalen, kan ställas och fås svar på i direkt anslutning till texten.
ferie-landskap
Nischade kalkylatorer hjälper HR- och löneadministratörer med vanliga, men komplicerade, uträkningar. I exemplet ser vi hur man räknar ut ferielön för lärare på skolor i privat regi, kopplat till olika nivåer i de aktuella kollektivavtalen.

I mitten av maj beslutade Almegas ledningsgrupp att ge klartecken för nästföljande steg i projektet:

  • Skapa kravspecifikation för produktion
  • Ta fram budget för produktion
  • Upphandla teknikproduktionspartner

Almega tog stöd av Äventyret för att skapa ett upphandlingsunderlag och började att bjuda in lämpliga teknikpartners. Dessa skulle bland annat ge svar på vilken teknik som skulle användas för att bygga Arbetsgivarguiden. Efter en månads upphandlingsprocess stod det klart att Prototyp hade valts som teknikpartner. Och där tog den stora sommarsemestern vid.

Höst 2016 till sommar 2017: Den Stora Produktionsperioden

Stärkta efter sol och bad (och i ärlighetens namn en del stugsitteri pga regn) kom vi tillbaka från semestrarna och var redo att dra igång med byggandet. Vi formade ett integrerat team med deltagare från Almega, Äventyret och Prototyp. Prioritering av funktionalitet inom projektet skedde utifrån:

  • Användartesternas prislistor
  • Trafikdata på dåvarande Arbetsgivarguiden
  • Ärendeloggen hos telefonrådgivningen

Det beslutades att följande tjänster i Arbetsgivarguiden skulle byggas till en första release på hösten 2017:

  • Kollektivavtal: Samlar allt som reglerar förhållandena mellan företagets arbetsgivarförbund och fackförbunden som dess anställda är anslutna till. Arbetsgivaren ska få direkt tillgång till alla avtalstexter som berör just det egna företaget. Dessutom tillgång till kommentarer och exempel på hur man ska använda sig av avtalen.
  • Steg-för-steg-guider: Hjälper arbetsgivaren att göra rätt och ta sig igenom svåra moment i det dagliga arbetet. Om en exempelvis ska anställa någon som kommer från ett land utanför EU. Eller ta över ett företag och ändra inriktning på det. Eller veta hur en ska agera på rätt sätt, när antalet anställda behöver reduceras.
  • Mallar: Hjälper arbetsgivaren att fylla i rätt uppgifter när denne ska anställa, avsluta anställning och allt däremellan. Här finns de mallar som behövs för att ge en varning, förbereda en nödvändig uppsägning eller ge olika typer av besked. Istället för att krångla med PDF:er eller papper, så ska mallarna vara byggda så att det är lätt att göra rätt när man fyller i dem direkt på skärmen. Mallen skickas sedan till den som ska fylla i resterande uppgifter.
  • A-Ö-avdelning: Arbetsgivaren hittar allt denne behöver veta om arbetsgivarfrågor uppdelat per ämne. Arbetsgivarguiden ska se till att arbetsgivaren får koll på de allmänna regler som gäller för de olika ämnena. En ska också lätt kunna se de undantag / tillägg som regleras av de kollektivavtal som de anställda är anslutna till.
  • Medlemsnyheter: Viktiga nyheter som arbetsgivaren behöver, och måste, läsa. Det kan vara allt från generella medlemsnyheter till läsvärda AD-domar och viktiga nyhetsbrevet Arbetsgivarnytt. Nyheterna filtreras utifrån vilka kollektivavtalsområden företaget omfattas av så att en bara ser det som berör just det egna företaget.
  • Rådgivning: En avdelning för direktkontakt med Sveriges bästa arbetsrättsjurister (som ju jobbar på Almega), via Arbetsgivarguiden. Utifrån vilken typ av företag man jobbar på listas Almegas medarbetare efter expertis- och kollektivavtalsområde. Arbetsgivaren får tag på rätt person — direkt när man behöver ställa frågor!

Ett administrationsgränssnitt byggt från grunden

Förutom alla de tjänster som medlemmarna får del av i Arbetsgivarguiden, så finns det en annan viktig användargrupp på Arbetsgivarguiden: administratörerna. Och i detta fall är detta inte en liten grupp specialiserade användare utan snarare samtliga som jobbar med rådgivning på Almega: förhandlare, arbetsrättsjurister, kommunikatörer, chefer i olika positioner (med flera). Detta angreppssätt ställde höga krav på användarvänligheten i administrationsgränssnittet för Arbetsgivarguiden. Den nya lösningen skulle göra att Almegas organisation förändrades så att en tjänst som tidigare innehållsadministrerades av ca 10 personer, skulle bli ett dagligt verktyg för ca 100 personer — i helt skilda roller.

Att innehållstyperna Kollektivavtal, Steg för steg-guider och Mallar dessutom hade en så specifik funktionalitet gjorde det tydligt att inget färdigt CMS skulle klara uppgiften. I alla fall inte utan att bryta mot grundupplägget i produkten. Vi identifierade därför att vi förutom att bygga användargränssnitt i världsklass för alla inloggade slutanvändare, också behövde bygga detsamma för Arbetsgivarguidens administratörer och redaktörer.

För att inte låsa fast Almega i en lösning som skulle göra Äventyret/Prototyp svårutbytbara valde vi att jobba i erkänt stora teknikramverk som React (för front-end) och .NET (för back-end). Vi tog oss också extra tid att dokumentera koden väl för att göra Almega mindre beroende av oss.

Sista milen: innehållsarbete och -inmatning

När vi under sommaren 2017 var såpass klara med administrations- och medlemsgränssnitt, att det gick att börja mata in innehåll i Arbetsgivarguiden, startade den sista fasen av vårt jätteprojekt. Innehåll ställer nästan alltid nya krav på funktions- och innehållsdesign. När innehållet väl producerades så tillät vi oss att introducera ändringar i designen. Vi hade naturligtvis utgått från hur befintligt innehåll såg ut och fungerade, men eftersom detta hade konsumerats på papper och/eller i en informationswebbskontext tidigare så blev det en avvägning mellan innehållets och funktionalitetens krav på lösningen.

Vi började med en liten grupp redaktörer som började mata in innehåll medan vi fortfarande kodade upp lösningen. Vi utökade sedan denna grupp till allt fler redaktörer ju närmare vi kom en lanseringsmogen lösning. Detta ställde stora krav på koordinering av både interna resurser på Almega och vårt konsultteam.

Höst 2017: Lansering (äntligen!)

I början av november kunde vi äntligen trycka på knappen och lansera den i grunden helt ombyggda Arbetsgivarguiden. Med ett stort engagemang från Almega, deras medlemmar och oss från Äventyret och Prototyp, hade vi flyttat berg! Ändå har vi bara inlett den transformationsresa som Almega och den svenska tjänstesektorn står inför under de närmaste åren.

Teknisk lösning

Arbetsgivarguiden möjliggörs av ett antal applikationer som arbetar tillsammans för att leverera en flexibel och robust plattform, för både dagens och morgondagens tjänster. Framsidan består av två olika webbappar — en för redaktörer och en för medlemmar — som båda är skrivna i JavaScript-ramverket React. Webbapparna har ingen egen backend utan kommunicerar flitigt med ett centralt REST-API som är skrivet i .NET Core. API:et har en stor mängd egen funktionalitet men kommunicerar också med Svenskt Näringslivs medlemsdatabas/affärssystem Tellus CRM, via dess API Merkurius (som består av ett antal SOAP-webbtjänster). Utöver Arbetsgivarguidens API har medlemsapplikationen också ytterligare integrationer, till exempel bygger funktionen ”Mallar” på Formable som är ett verktyg för att skapa och hantera webbformulär.

Arbetsgivarguiden sköter inloggning via sin egen single sign-on-lösning i form av en inloggningsserver som är skriven i .NET Framework och som bygger på produkten IdentityServer3. Genom sina integrationer möjliggör denna inloggning både med medlemskonto i Tellus och AD-konto hos Almega. Utöver Arbetsgivarguiden används SSO-lösningen också av ett växande antal andra tjänster hos Almega, bland annat almega.se, itot.se, vardforetagarna.se och Almegas webbshop.

Arbetsgivarguiden körs helt i molnet, på Microsofts molnplattform Azure. På Azure är det enkelt att skala upp hårdvaruresurser vid behov och där finns allt som behövs för att drifta en modern webbtjänst – kontinuerliga backuper, övervakning, deploy-hantering, schemalagda jobb med mera.

Står er organisation också inför omvälvande förändringar och behöver hjälp med digital transformation?

Då har du hittat rätt. Äventyret triggas av komplexa organisationer med svårlösta problem. Vi har erfarenheten och kunnandet som krävs för att ni ska hitta nya sätt att arbeta med hjälp av digitala lösningar. Vi fattar inte bara teknik, och även om vi inte genomför själva organisationsförändringen (den gör ni) så finns vi med som en trygg kompis hela vägen. Otaliga gånger har de innovativa tjänster vi tagit fram varit själva gnistan till förändringen.

Och naturligtvis ska ni arbeta med de bästa när ni ska göra århundradets förändring (det är vi som är bäst). Vill du ses för att få veta mer? Skicka ett mejl eller ring, om någon detalj i vårt arbete med Arbetsgivarguiden väckt följdfrågor.

Joel Bergqvist
Telefon: 0706345535
Mejl: [email protected]

joel-bergqvist-aventyret
aktivbo_logo_square
AktivBo ger bostads- och fastighetsföretag underlag för verksamhetsstyrning i syfte att skapa ett bättre boende, en bättre arbetsplats och nöjdare ägare. Äventyret är AktivBos partner för digital tjänstedesign för den svenska och tyska marknaden. www.aktivbo.com
almega1
Almega är tjänsteföretagens organisation och den största grupperingen inom Svenskt Näringsliv. Äventyret är Almegas strategiska partner för digital innovation, kommunikation och tjänstedesign. www.almega.se
boob
Boob skapar hållbara gravid- och amningsplagg för mödrar världen över. Äventyret är Boobs partner för koncept och design av digitala tjänster. Vi har tillsammans tagit fram en e-handelssajten www.boobdesign.com.
chef_logo1
Chef gör nordens största ledarskapstidning och driver ett antal framgångsrika digitala medieaffärer. Äventyret är Chefs digitala partner sedan 2016. www.chef.se
kommunalrapport-640x336
Kommunal Rapport AS är ett norskt förlag, som helägs av KS (tidigare Kommunenes Sentralforbund). Målgrupperna för Kommunal Rapports journalistiska produkter är främst politiker och förvaltning i kommunal sektor. Äventyret är Kommunal Rapports tjänstedesignpartner för nya digitala affärer. www.kommunal-rapport.no | www.kommunebarometeret.no
lrf1
LRF Media är landsbygdens och det gröna näringslivets mediehus. Äventyret hjälper LRF Media att utveckla sin affär och har bland annat tagit fram strategi, koncept och design för ett antal digitala satsningar från 2015 och framåt. www.lrfmedia.se | www.land.se | www.landlantbruk.se | www.landskogsbruk.se
onepix-2
Onepix är Skandinaviens mest populära kliniska bildhanteringssystem och används idag i över 7 000 behandlingsrum runtom i Skandinavien. Äventyret tog under 2016 fram interaktions- och gränssnittsdesign (samt ny grafisk profil) för den nya versionen av Onepix. www.onepix.se
qvalia2x
Qvalia hjälper sina kunder att optimera sina finansiella flöden. Äventyret är Qvalias globala partner för tjänstedesign och tillsammans bygger vi digitala produkter och tjänster som helt förändrar företagens ekonomifunktioner och -processer. www.qvalia.com | www.qvaliainvoices.com
sami
SAMI är en ekonomisk förening (utan vinstintresse) som företräder utövarna som spelar och sjunger på inspelade verk. Medlemmar är artister och musiker. Kunder är företag och verksamheter som spelar deras musik. Äventyret har arbetat med tjänstedesign för SAMI sedan 2016. www.sami.se
samsung
Samsung är (bland annat) världsledande på konsumenthårdvara för mobiltelefoni. Genom Äventyrets partner 360Cities har vi åt Samsung tagit fram koncept och design för 360Stories, en app som tillåter fotografer att skapa berättelser av sina panoramor med hjälp av kommentatorspår. 360Stories är tillgänglig på hemskärmen i Samsung Gear VR. www.samsung.com
si
Svenska institutet är en statlig myndighet med uppgift att sprida kunskap om Sverige i utlandet och att svara för utbyte med andra länder inom kultur, utbildning, forskning och samhällsliv. Äventyret är Svenska Institutets innovations- och tjänstedesignpartner. www.si.se
sunfleet
Sunfleet är Volvos bilpoolstjänst i Sverige. Äventyret har tagit fram ett antal generationer digitala prototyper åt Sunfleet för en effektivare bokning och bättre användarupplevelse. www.sunfleet.com
txcn-logo
Telenor Connexion designar, utvecklar och driftar affärslösningar för uppkopplade produkter och tjänster. Äventyret är Telenor Connexions globala partner för digital kommunikation. www.telenorconnexion.com
tis_logo
Tourism in Skåne (TiS) är Skånes officiella marknads- och utvecklingsbolag. Äventyret arbetade under 2015-2016 med digitaliseringsstrategier tillsammans med TiS. www.tourisminskane.com
ukk_logo
Uppsala Konsert & Kongress (UKK) är ett kulturhus i Uppsala. Äventyret är UKK:s digitala partner sedan 2016. www.ukk.se
visitsweden
VisitSweden är ett kommunikationsföretag som arbetar med att marknadsföra varumärket Sverige och svenska destinationer och upplevelser internationellt. Äventyret har ett strategi och konceptutvecklingsuppdrag åt VisitSweden rörande trendspaning och omvärldsbevakning med fokus på innovation- och affärsutveckling. www.visitsweden.com